Fiduciaire en ligne pour entreprises vaudoises

Une fiduciaire en ligne réalise les mêmes travaux comptables, fiscaux et salariaux qu’une fiduciaire traditionnelle, mais organise la majorité des échanges et des documents par voie numérique. Les pièces ne doivent plus attendre dans une enveloppe ou être apportées à intervalles irréguliers. Elles sont transmises au fil de l’année, classées et reliées aux opérations concernées.

Le terme ne désigne pas un logiciel laissé en libre-service. Chez Fiduciaire Lausannoise, une équipe prend en charge le dossier, contrôle les données et vous explique les décisions importantes. Les outils facilitent la collaboration. Ils ne remplacent ni le jugement professionnel, ni la connaissance de votre entreprise, ni la responsabilité de valider les informations sensibles.

Cette organisation convient aux indépendants, Sàrl, SA et PME qui souhaitent limiter les déplacements et transmettre leurs documents pendant l’année. Elle est particulièrement utile lorsque le dirigeant travaille sur plusieurs sites, voyage régulièrement, emploie une équipe hybride ou ne veut plus consacrer du temps au classement manuel des pièces.

Elle peut aussi compléter une fonction administrative interne. Votre équipe prépare alors une partie des factures, paiements ou validations, tandis que nous assurons la tenue comptable, les contrôles, le bouclement, la TVA, les salaires ou la fiscalité. Le périmètre est adapté à votre organisation. Vous ne devez pas changer tous vos outils pour commencer.

• Indépendants qui veulent distinguer clairement leurs opérations privées et professionnelles.
• Sàrl et SA qui souhaitent une comptabilité tenue régulièrement et un bouclement mieux préparé.
• PME avec des collaborateurs qui doivent transmettre ou valider certaines informations.
• Entreprises actives dans plusieurs communes du canton de Vaud.
• Dirigeants qui veulent accéder rapidement à leurs chiffres sans attendre la fin de l’exercice.

Nous commençons par cartographier vos flux : factures de vente, achats, banques, cartes, frais, salaires et courriers des autorités. Pour chaque type d’information, nous définissons qui transmet, qui valide, à quelle fréquence et dans quel canal. Cette étape évite que certaines pièces arrivent par e-mail, d’autres par message et d’autres encore plusieurs mois plus tard.

Les documents sont ensuite traités à un rythme adapté à votre entreprise. Nous rapprochons les paiements, suivons les comptes ouverts et signalons les éléments manquants. Les demandes sont regroupées et formulées avec leur contexte. Vous savez quelle pièce est recherchée et pourquoi elle est nécessaire, au lieu de recevoir une liste difficile à interpréter au moment du bouclement.

Des points réguliers sont planifiés selon le niveau d’accompagnement choisi. Ils peuvent porter sur la trésorerie, les débiteurs, la marge, la TVA, les salaires ou une décision particulière. Les sujets simples sont traités de manière asynchrone. Les décisions qui demandent une explication font l’objet d’un échange avec la personne qui suit votre dossier.

La quasi-totalité des pièces courantes peut être transmise sous forme numérique : factures fournisseurs, factures clients, notes de frais, relevés, contrats, justificatifs de paiement, documents d’assurances et correspondances officielles. Lorsque votre banque ou votre outil de facturation permet un export exploitable, nous privilégions les données structurées afin de réduire la ressaisie.

Un document numérisé doit rester lisible, complet et rattaché à la bonne opération. Nous vous indiquons donc le format attendu, les informations à conserver et la manière de corriger un justificatif incomplet. Les livres et pièces comptables doivent en principe être conservés pendant dix ans. L’organisation numérique doit tenir compte de cette durée, de la lisibilité des données et de la possibilité de les restituer.

• Factures d’achat et de vente, avoirs et justificatifs de paiement.
• Relevés bancaires, cartes professionnelles et mouvements de caisse.
• Frais professionnels et justificatifs des collaborateurs.
• Contrats, prêts, leasing, immobilisations et documents permanents.
• Variables mensuelles de salaire, entrées, sorties et absences.
• Décomptes TVA, décisions fiscales et courriers des administrations.

Source utile : Conservation des livres et des pièces comptables, art. 958f CO – Fedlex

Une collaboration numérique est réellement utile lorsque les différentes obligations utilisent les mêmes données. Les factures et paiements alimentent la comptabilité, qui sert ensuite aux décomptes TVA, aux comptes annuels et à la déclaration fiscale. Les journaux de salaires sont rapprochés avec les charges de personnel et les assurances sociales. Cette continuité limite les ressaisies et les incohérences entre plusieurs fichiers.

Pour la TVA, les décomptes sont remis par voie électronique sur le Portail AFC. Nous vérifions les autorisations, la méthode, la périodicité et les échéances attribuées à chaque intervenant. Pour les salaires, les variables sont transmises et validées selon un calendrier mensuel. Pour la fiscalité, les comptes, décisions et justificatifs restent réunis autour du même dossier.

Source utile : Décompter la TVA en ligne sur le Portail AFC

La rapidité d’un canal numérique ne garantit pas à elle seule une bonne relation. Vous devez savoir qui suit votre dossier, comment poser une question et dans quel délai elle sera prise en charge. Nous attribuons les responsabilités et organisons les échanges pour que votre demande arrive à la personne qui dispose du contexte nécessaire.

Les rendez-vous vidéo sont privilégiés lorsqu’ils évitent un déplacement sans réduire la qualité du conseil. Un échange plus long est planifié pour la reprise, le bouclement, une opération particulière ou une décision de direction. Si un rendez-vous physique est utile, ses modalités sont convenues avec l’équipe. Fiduciaire Lausannoise ne présente pas de guichet ou de local d’accueil permanent à Lausanne.

Les documents comptables peuvent contenir des données personnelles, salariales, bancaires et commerciales. Le canal utilisé doit donc être choisi en fonction de leur sensibilité. Nous définissons les accès par utilisateur, séparons les rôles lorsque plusieurs collaborateurs interviennent et retirons les autorisations devenues inutiles. Lorsqu’une plateforme propose une authentification renforcée, son activation fait partie des mesures à considérer.

La numérisation ne supprime pas la responsabilité de l’entreprise. Il faut éviter le partage de mots de passe, vérifier les destinataires et signaler rapidement un départ ou un changement de fonction. Les entreprises suisses sont soumises à la loi suisse sur la protection des données. Les outils, sous-traitants et éventuelles communications à l’étranger doivent donc être examinés dans ce cadre, sans promettre qu’une solution technique élimine tout risque.

Source utile : Questions fréquentes sur la protection des données – PFPDT

La transition commence par une période test ou une date de coupure claire. Nous identifions les dossiers encore ouverts, récupérons les balances et exports disponibles, puis choisissons les premiers flux à numériser. Il n’est pas nécessaire de reprendre immédiatement toutes les archives anciennes si elles restent accessibles, conformes et suffisamment organisées.

Lorsque vous changez de fiduciaire, nous coordonnons également la reprise avec l’ancien cabinet après votre accord. Les soldes, décomptes TVA, salaires, décisions fiscales et accès sont contrôlés avant la poursuite des travaux. L’objectif est d’améliorer l’organisation sans créer une interruption entre l’ancien et le nouveau fonctionnement.

Le prix dépend du volume de pièces, du nombre de comptes, de la TVA, des salaires, de la fréquence du suivi et du niveau de conseil attendu. Une organisation numérique peut réduire la collecte manuelle et certaines ressaisies, mais elle ne supprime pas les contrôles, le bouclement ou l’analyse. Nous ne présentons donc pas le service comme automatiquement moins cher dans toutes les situations.

Après un premier échange, nous vous proposons un périmètre et un rythme adaptés. La proposition précise les travaux récurrents, les livrables, les responsabilités et les éventuels travaux ponctuels de mise en place ou de reprise. Vous connaissez les hypothèses et le prix avant le démarrage de la mission.