Changer de fiduciaire à Lausanne

Oui, un changement de fiduciaire peut être organisé en cours d’année. Il n’est pas nécessaire d’attendre le 31 décembre ou la fin du prochain bouclement. Le bon moment dépend surtout de votre contrat, des travaux déjà engagés et des échéances qui approchent. Avant d’envoyer une résiliation, nous vous aidons à identifier les conséquences pratiques et à choisir une date de reprise claire.

Le mandat peut en principe être révoqué ou répudié en tout temps selon le Code des obligations. Une résiliation donnée à un moment inopportun peut toutefois entraîner une obligation d’indemniser le dommage causé. Il faut donc relire la lettre de mission, vérifier les modalités convenues et planifier la transition avec discernement. Notre intervention porte sur l’organisation comptable et fiscale du transfert. Une situation contractuelle litigieuse doit être examinée avec un juriste.

Source utile : Code des obligations, fin du mandat – Fedlex

La décision vient rarement d’un seul incident. Elle résulte plus souvent d’un manque de visibilité qui s’installe : réponses tardives, échéances découvertes au dernier moment, comptes disponibles trop longtemps après la clôture, changement fréquent d’interlocuteur ou absence d’explication sur les chiffres. Un tarif devenu difficile à comprendre peut également justifier de remettre le mandat à plat.

La croissance de l’entreprise est une autre raison fréquente. Une organisation adaptée à quelques factures par mois peut ne plus suffire lorsque la société engage du personnel, devient assujettie à la TVA, ouvre une nouvelle activité ou cherche un reporting régulier. Changer de fiduciaire ne signifie pas nécessairement que le travail précédent était mauvais. Le besoin de l’entreprise et le niveau d’accompagnement attendu ont parfois simplement évolué.

• Vous ne savez pas précisément qui suit votre dossier ni quand vous recevrez une réponse.
• Votre comptabilité et vos comptes annuels arrivent trop tard pour vous aider à décider.
• Les responsabilités entre votre équipe et la fiduciaire ne sont pas clairement réparties.
• La TVA, les salaires et la fiscalité sont traités séparément, sans vision d’ensemble.
• Votre entreprise a grandi et vous avez besoin d’un suivi plus régulier.

La reprise commence par un échange confidentiel sur votre situation. Nous examinons la forme juridique, le volume comptable, les outils utilisés, les dernières clôtures et les prochaines échéances. Ce premier diagnostic nous permet de confirmer le périmètre de la mission, la date de début et les informations indispensables au transfert.

Après votre accord et selon le mandat que vous nous confiez, nous prenons contact avec l’ancienne fiduciaire. Nous lui transmettons une liste structurée des éléments nécessaires et convenons d’un canal de remise. Vous n’avez pas à servir d’intermédiaire pour chaque fichier. Nous vous tenons toutefois informé des documents reçus, des éléments encore manquants et des décisions qui vous appartiennent.

Une personne identifiée pilote la reprise. Elle coordonne la comptabilité, les décomptes TVA, les salaires, les assurances sociales, les comptes annuels et la fiscalité. Cette vue d’ensemble réduit le risque qu’une échéance reste attribuée aux deux cabinets ou, au contraire, ne soit prise en charge par aucun.

La liste exacte dépend de votre entreprise et du moment du changement. Nous distinguons les données comptables nécessaires pour poursuivre les écritures, les justificatifs permanents utiles aux prochaines clôtures et les dossiers relatifs aux obligations encore ouvertes. Les fichiers sont demandés dans un format exploitable lorsque cela est possible, et pas uniquement sous forme de documents imprimés.

Il n’est pas nécessaire que tout soit parfaitement classé avant de nous contacter. Nous commençons par les pièces qui conditionnent les prochaines échéances, puis complétons le dossier permanent. Si certains éléments n’existent plus ou ne peuvent pas être exportés, nous évaluons une solution proportionnée au lieu de reconstruire automatiquement l’ensemble de l’historique.

• Comptes annuels, balances, grands livres, journaux et plan comptable.
• Exports du logiciel comptable et accès encore nécessaires.
• Décomptes TVA, concordances, décisions et correspondances avec l’AFC.
• Journaux de salaires, certificats, décomptes d’assurances sociales et données du personnel.
• Déclarations fiscales, décisions de taxation et reports de pertes éventuels.
• Registre des immobilisations, contrats de prêt, comptes courants et pièces permanentes.
• Liste des travaux en cours, délais obtenus et échéances déjà annoncées.

Le point le plus important est la date de coupure. Nous déterminons qui comptabilise chaque période, qui prépare le prochain décompte TVA, qui traite le prochain salaire et qui répond aux demandes déjà reçues des autorités. Cette répartition est consignée afin d’éviter les doubles traitements et les tâches oubliées.

Pour la TVA, nous vérifions la méthode de décompte, la périodicité, les périodes déjà déposées et les droits d’accès au Portail AFC. Le portail permet notamment de remettre des décomptes, des décomptes rectificatifs, des concordances annuelles et des demandes de prolongation. Les autorisations doivent donc être réattribuées de manière ordonnée lors du changement de mandataire.

Pour les salaires, la continuité mensuelle est prioritaire. Nous reprenons les données contractuelles, les cumuls annuels, les retenues, les vacances, les indemnités et les affiliations. Le calendrier de paie ne doit pas dépendre du rythme de transfert des archives comptables.

Source utile : Services en ligne de l’Administration fédérale des contributions

Reprendre un dossier ne consiste pas à importer une balance et à continuer les écritures. Nous rapprochons les principaux comptes avec les relevés disponibles : banques, débiteurs, fournisseurs, TVA, salaires, assurances sociales, prêts, immobilisations et comptes courants d’associés ou d’actionnaires. Les soldes d’ouverture doivent être compréhensibles avant de devenir la base du prochain bouclement.

Nous ne réalisons pas automatiquement un nouvel audit de toutes les années précédentes. Les vérifications sont ciblées selon les montants, les risques identifiés et les obligations encore ouvertes. Si une différence ou une pièce manquante apparaît, nous la documentons, évaluons son effet et vous proposons une manière de la traiter. Les éventuels travaux de remise à niveau sont séparés du mandat récurrent afin que leur coût reste lisible.

Une reprise simple peut avancer rapidement lorsque la comptabilité est à jour, les exports sont disponibles et les prochaines échéances sont identifiées. Le délai s’allonge lorsqu’un bouclement est en cours, que plusieurs périodes TVA doivent être contrôlées ou que des pièces essentielles manquent. Nous ne promettons donc pas un délai standard avant d’avoir vu le dossier.

Dès le premier échange, nous établissons un calendrier avec trois repères : la date de fin du mandat précédent, la date de transfert des données et la première échéance prise en charge par notre équipe. Les urgences sont traitées en priorité, sans retarder inutilement le démarrage des tâches courantes.

Le coût dépend du volume de données, de leur état, des logiciels concernés et des contrôles nécessaires. Une société dont la comptabilité est à jour ne demande pas le même travail qu’un dossier comportant plusieurs mois de retard ou des déclarations encore ouvertes. Nous vous demandons donc quelques informations avant de chiffrer la reprise.

La proposition distingue le mandat récurrent des travaux ponctuels de transfert ou de rattrapage. Vous savez ce qui est inclus, quelles hypothèses ont été retenues et dans quelles situations un travail complémentaire devrait être validé. Le changement ne commence qu’après votre accord sur le périmètre et le prix.