Première année d’une Sàrl à Lausanne : démarches et calendrier

Le premier mois : les démarches à mettre en place

Constituez un dossier de démarrage réunissant l’extrait du Registre du commerce, les statuts, les contrats, le justificatif de libération du capital et les accès administratifs. Pour chaque démarche, désignez une personne responsable et conservez la confirmation reçue.

Le tableau ci-dessous est une checklist d’organisation. Les délais légaux spécifiques, comme l’annonce TVA ou TranspaReg, sont précisés dans les sections suivantes. Une inscription au Registre du commerce ne vaut pas inscription à tous les autres organismes.

Le capital de 20’000 CHF finance l’activité

Une fois libéré par la banque, le capital appartient à la Sàrl. Il sert à payer ses achats, son loyer, ses outils ou ses salaires. Vous n’avez pas à maintenir en permanence 20’000 CHF inutilisés sur le compte bancaire.

En comptabilité, l’apport de capital n’est ni une vente ni un bénéfice. Acheter un ordinateur transforme une partie des liquidités en équipement ; payer une charge consomme des ressources. Ces opérations n’ont pas le même effet sur le résultat.

Les mouvements entre vous et la société doivent avoir une cause identifiable. Une facture professionnelle avancée personnellement se rembourse avec son justificatif. Un financement supplémentaire par l’associé se documente comme tel. Un virement destiné à vos dépenses privées ne devient pas une charge de la Sàrl simplement parce qu’il part de son compte.

Séparez donc dès le départ la carte de la société et vos dépenses personnelles. Cette règle simple évite de reconstruire des mois de mouvements lors du premier bouclement.

Pour approfondir : Capital et fonctionnement de la Sàrl — Portail PME du SECO.

TranspaReg : une annonce à prévoir dès la création

Le registre suisse de transparence est en service depuis le 1er octobre 2026. Pour une nouvelle Sàrl constituée sous ce régime, l’annonce des ayants droit économiques doit intervenir dans le mois suivant l’inscription au Registre du commerce, selon l’article 9, alinéa 4, LTPM.

Identifiez les personnes physiques qui contrôlent finalement la société, notamment par au moins 25 % du capital ou des voix, ou par un autre moyen. Effectuez l’annonce officielle, gratuite, via EasyGov et conservez sa confirmation. Une Sàrl détenue et contrôlée directement par une seule personne reste concernée.

La FAQ fédérale présente la procédure simplifiée et ses conditions. Elle détaille aussi les délais transitoires des sociétés déjà existantes au 1er octobre 2026 : ces délais ne sont pas ceux d’une nouvelle constitution.

Pour approfondir : Obligation et délai d’annonce, article 9 LTPM — Fedlex.

TVA : raisonner sur les douze prochains mois

Pour une Sàrl ordinaire, le seuil est de 100’000 CHF de chiffre d’affaires déterminant provenant de prestations en Suisse et à l’étranger qui ne sont pas exclues du champ de l’impôt. Ce seuil porte sur le chiffre d’affaires, pas sur le bénéfice.

Au démarrage, examinez les douze mois à venir. Exemple : une société de conseil commence le 1er octobre et prévoit 10’000 CHF de prestations déterminantes par mois, soit 120’000 CHF sur douze mois. Elle est assujettie dès le début, même si elle ne prévoit que 30’000 CHF de chiffre d’affaires jusqu’au 31 décembre. Attendre d’avoir effectivement facturé 100’000 CHF serait une erreur.

L’annonce à l’AFC se fait dans les trente jours suivant le début de l’assujettissement. Si une estimation fiable est impossible au lancement, réévaluez la situation au plus tard après trois mois. Une entreprise libérée de l’assujettissement et non inscrite ne facture pas de TVA.

À l’inscription, fixez la méthode de décompte, la période et le traitement des factures. La méthode effective prévoit normalement un décompte trimestriel ; les taux de la dette fiscale nette, normalement un décompte semestriel. Un décompte annuel sur demande et sous conditions existe également, avec des acomptes. Le délai ordinaire de remise et de paiement est de soixante jours après la période de décompte.

Ajoutez les échéances du Portail AFC à votre calendrier. Notre accompagnement TVA relie l’inscription, la facturation et les décomptes à la comptabilité : les trois doivent utiliser les mêmes règles.

Pour approfondir : Assujettissement à la TVA — Administration fédérale des contributions.

Salaire du gérant : préparer aussi les assurances

Le gérant qui travaille dans sa Sàrl est salarié du point de vue des assurances sociales, même s’il possède toutes les parts. Il ne demande pas la reconnaissance comme indépendant pour cette activité. La société organise sa paie et les obligations d’employeur.

Pour une entreprise vaudoise, l’affiliation se fait auprès de la caisse professionnelle ou interprofessionnelle compétente lorsqu’elle est membre de l’association concernée ; à défaut, auprès de la Caisse cantonale vaudoise de compensation, la CCVD. Celle-ci demande d’être informée du choix dès la création, y compris si une autre caisse est retenue.

Avant le premier salaire, documentez la rémunération brute, le taux d’activité, les frais remboursés et les assurances. Le budget de la société comprend le salaire brut et les charges patronales ; le montant versé au gérant est le net après retenues. Notre guide des salaires vaudois détaille un exemple chiffré et les taux 2026.

Si vous travaillez sans salaire au lancement, annoncez cette situation à votre caisse pour régler votre couverture AVS personnelle. Elle dépend notamment de vos autres activités rémunérées et, pour les personnes mariées, des cotisations du conjoint. L’absence de fiche de paie n’efface pas cette question.

• Assurance-accidents : couverture dès le début du rapport de travail ; couverture des accidents non professionnels dès huit heures par semaine chez le même employeur.
• LPP : pour un emploi principal à durée indéterminée ou de plus de trois mois, affiliation obligatoire si le salaire annualisé dépasse 22’680 CHF en 2026, sous réserve des exceptions légales. La couverture des risques commence dès le 1er janvier suivant les 17 ans et l’épargne vieillesse dès celui suivant les 24 ans. N’attendez pas que le salaire cumulé atteigne le seuil.
• Maladie : distinguez l’obligation de maintien du salaire et une éventuelle assurance d’indemnités journalières. Le contrat de travail et la convention collective applicable déterminent aussi les engagements à budgéter.

Pour approfondir : Affiliation et obligations des employeurs — CCVD.

Chaque mois : cinq contrôles qui évitent le rattrapage

La Sàrl doit tenir une comptabilité complète et établir des comptes annuels, même avec un faible chiffre d’affaires. Le seuil de 500’000 CHF parfois cité pour la comptabilité simplifiée des entreprises individuelles ne dispense pas une Sàrl de cette obligation.

Convenez d’une date mensuelle de transmission des pièces, par exemple le cinquième jour ouvrable du mois suivant. C’est un choix d’organisation à fixer avec la fiduciaire. Une facture manquante doit être demandée au fournisseur pendant que l’opération est encore facile à retrouver.

• Banques et cartes : rapprocher chaque solde comptable du relevé et expliquer tout mouvement non identifié.
• Clients : lister les factures ouvertes, relancer les retards et distinguer ventes facturées et encaissements.
• Fournisseurs : enregistrer les factures reçues, y compris celles qui seront payées le mois suivant.
• Salaires et charges : rapprocher les fiches de paie, les versements et les cotisations ; signaler immédiatement toute entrée, sortie ou modification de salaire.
• Pilotage : comparer chiffre d’affaires, marge, résultat et trésorerie au budget ; actualiser les prévisions fiscales et TVA.

Pour approfondir : Comptabilité commerciale et présentation des comptes, articles 957 et suivants — Code des obligations.

20’000 CHF en banque ne signifient pas 20’000 CHF disponibles

Une société peut avoir de l’argent sur son compte et déjà en devoir une grande partie. Avant un achat ou une hausse de rémunération, retranchez les obligations connues et le budget nécessaire pour continuer à fonctionner.

Dans cet exemple fictif, tous les montants sont des sorties de trésorerie prévues. Ils ne constituent ni des taux de charges ni un budget standard pour toutes les Sàrl. Les factures fournisseurs sont prises pour leur montant à payer ; la TVA à reverser est estimée après déduction de l’impôt préalable admissible.

Impôts vaudois : annoncer une estimation dès le lancement

Toute nouvelle personne morale assujettie dans le canton doit transmettre les éléments permettant de déterminer ses acomptes. Le formulaire vaudois 2026 prévoit le bénéfice et le capital estimés ; la démarche peut se faire avec e-ACO PM. Ne prenez pas l’absence de première déclaration fiscale pour une année sans impôts.

Pour notre Sàrl lancée le 1er octobre avec clôture le 31 décembre, communiquez les prévisions de ce premier exercice de trois mois et ses dates exactes. Inscrivez dans la trésorerie les échéances des QR-factures établies par l’ACI. Le calendrier d’une société existant du 1er janvier au 31 décembre ne se transpose pas automatiquement à ce démarrage.

À chaque changement significatif du résultat attendu, demandez une adaptation des acomptes. Un contrat important peut augmenter l’impôt à prévoir ; une perte peut diminuer l’estimation de l’impôt sur le bénéfice, sans supprimer d’office l’impôt sur le capital.

La provision d’impôt est une charge estimée dans les comptes ; l’acompte est un paiement. Lors de la clôture, rapprochez les deux avec le compte fiscal pour éviter de compter deux fois la même charge. Notre guide de la fiscalité des sociétés à Lausanne explique les taux, l’imputation sur le capital et le calcul du bénéfice imposable.

Pour approfondir : Détermination et modification des acomptes PM, période 2026 — État de Vaud.

Première clôture : préparer les comptes, puis la déclaration

La date de première clôture se choisit dès le lancement. Le 31 décembre est courant, mais la première année d’existence et le premier exercice comptable ne sont pas nécessairement identiques. Dans notre exemple, le premier exercice ne dure que trois mois : cela ne dispense pas de produire ses comptes.

Avant cette date, réunissez les factures encore impayées, les prestations réalisées mais non facturées, les stocks éventuels, les équipements et les justificatifs de frais. Rattachez les charges au bon exercice : une assurance annuelle payée d’avance peut couvrir des mois de l’exercice suivant. La checklist de clôture détaille ces écritures et leurs justificatifs.

Préparez le bilan, le compte de résultat et l’annexe, puis organisez l’approbation par l’assemblée des associés dans les six mois suivant la clôture. Pour une clôture au 31 décembre 2026, l’échéance est le 30 juin 2027. Même avec un associé unique, consignez l’approbation et l’affectation du résultat dans un procès-verbal.

Une renonciation valable au contrôle restreint, appelée opting-out, ne supprime ni la comptabilité, ni les comptes, ni leur approbation. S’il y a un organe de révision, intégrez son intervention au calendrier avant l’assemblée.

La déclaration fiscale e-DIPM vient ensuite avec les comptes et les corrections fiscales. Le canton indique un délai général de trente jours après l’approbation et accorde 255 jours après la clôture sans demande. Une prolongation jusqu’à 285 jours se demande avant l’expiration du délai et avant sommation. Ce délai fiscal ne repousse pas l’échéance légale des comptes ni les paiements d’impôts.

Déposez la déclaration même si le premier exercice est déficitaire et conservez la quittance. Notre guide e-DIPM explique les pièces, le dépôt et la distinction entre sauvegarde du dossier et transmission effective.

Pour approfondir : Dépôt et délais de la déclaration des sociétés — État de Vaud.

Calendrier concret : une Sàrl lancée en octobre 2026

Cette société commence le 1er octobre 2026, emploie son gérant et a choisi une première clôture au 31 décembre 2026. Le calendrier suit aussi les formalités qui arrivent après la fin de ce premier exercice. Il faut y ajouter les échéances de TVA et de cotisations correspondant aux périodes effectivement attribuées à la société.

Pour approfondir : Certificats de salaire et obligations envers l’ACI — État de Vaud.

Répartir clairement le travail avec la fiduciaire

Dès le démarrage, mettez par écrit qui prépare, qui valide et qui transmet chaque déclaration. Le mandat doit notamment préciser la tenue courante, les salaires, la TVA, les comptes annuels, la déclaration fiscale et les démarches ponctuelles. Une déclaration préparée mais jamais transmise reste une obligation non remplie.

Le gérant fournit les pièces, signale les changements et valide les informations relevant de l’activité. La fiduciaire traite les opérations prévues au mandat, prépare les déclarations convenues et communique les échéances. Les accès délégués et les confirmations de dépôt doivent rester disponibles pour la société.

Notre accompagnement comptable des Sàrl et PME permet d’organiser ce suivi dès les premières factures. Pour préparer le premier échange, réunissez votre extrait du Registre du commerce, la date de clôture choisie, le budget, les premiers relevés et les éventuelles affiliations déjà reçues.